BI: Один KPI — 5 графиков или как достигнуть поставленных целей бизнеса

Управление по целям, BSC, KPI – все это очень привычные слова для человека, который вращается в бизнес-среде. Каждый раз, когда слышу про KPI – задумываюсь – а как сделать так, чтобы поставленные цели, действительно, исполнялись, а KPI, действительно, являлся показатель успеха и эффективности? Размышления на тему, как достигать целей бизнеса в срок и назначать KPI, и будут представлены в моей статье. 

Выбор цели или что стоит за KPI

1.         Вводная: Цели определены. Ответственные назначены. За работу, товарищи!

Итак, в результате заседания совета директоров, нашему подразделению поставлена цель достигнуть значения 20 для KPI за год. Выглядит это примерно так:

KPI

Сразу должны возникнуть вопросы:

  • а 20 это много или мало (хорошо или плохо)?
  • а в чем измеряется KPI?
  • а какая методика расчета?
  • а как часто изменяются показания?
  • а какое значение KPI сегодня?
  • а конец какого года? финансового, календарного, меркурианского?

Если такие вопросы не возникают, то дальше можно не читать, ничего интересного эта статья не расскажет.

2.         Уточнение: Кто не задает вопросов, тот не находит ответов.

Попробуем получить ответы на возникшие типовые вопросы.

Целевое значение KPI в диапазоне плюс-минус 10%.

Увеличение значения KPI приведет к перекосам объемов работ в смежных подразделениях; уменьшение — к проблемам с денежным потоком.

Будем измерять KPI в миллиардах рублей за год. На самом деле, это объем реализации товаров. Для простоты: без учета возвратов, без услуг, без НДС.

В данном случае мы просто суммируем сделки реализации товаров за отчетный период. Реальные методики расчета несколько сложнее.

Для нас важно понять, что агрегирующей функцией будет сумма — самая простая и понятная функция.

НА ЗАМЕТКУ! Какие типовые агрегирующие функции бывают (в Excel: мин(), макс(), срзнач(), счет()…; в SQL min(), max(), avg(), count()…) и как они применяются в реальных задачах расчетов KPI — тема отдельного разговора.

Показания снимаются раз в сутки в нерабочее время. Данные постоянно добавляются в транзакционную систему, но если мы будем их снимать по запросу интересующихся пользователей, то можем блокировать работу бизнес пользователей. Транзакции имеют поле времени, но мы его отбрасываем. Для простоты будем считать, что откуда брать данные мы знаем; явки, пароли у нас есть, коннекты настроены и оттестированы.

Вообще говоря, KPI бывают мгновенными и интервальными. Например:

  • Остаток на складе — мгновенный, он определен на указанный момент времени. (На самом деле, остаток на складе это сумма изменений за период от начала времени до указанного времени).
  • Продажи — сумма продаж за период. Пусть сегодня 1 апреля. Нам повезло: понятие сегодня имеет две временных метки: 01.04 00:00 и 01.04 23:59:59.99, они и определяют отчетный период.

Если бы KPI был складским остатком, пришлось бы задать уточняющие вопросы: на какой момент дня считаются запасы: на начало дня (0:00), на конец (23:59) или какой-либо другой волшебный момент. Обратите внимание: конец года, это момент времени 31.12 23:59:59.99, поэтому, строго говоря, отображать на одном графике сегодня и конец года некорректно, а вот сегодня и последний день года — можно.

В некоторых организациях (например, Microsoft) финансовый год отличается от календарного. Лучше сразу уточнить. В нашем примере финансовый год заканчивается 31 декабря. Надеюсь, эта статья будет актуальна пару лет, поэтому не буду заострять внимание на числовом значении года.

После уточнений получили что-то вроде такого:

KPI

Глядеть на это без слез не могу и скажу честно — надо дорабатывать: за сегодня мы сделали 0 (ноль), ну, на самом деле, не ноль, но 0.3% на графике не видно, а до плана как до луны.

3.         Доработка: Разработку нельзя закончить, её можно только прекратить!

Для кого-то уже стало очевидным, что выполнение KPI надо контролировать каждый день, а не в ночь перед сдачей. Следствием этого посыла является необходимость декомпозиции результата по дням (и возможно, другим измерениям, но мы этого в целях упрощения не будем касаться). Исходя из того, что в году 365 дней, пренебрегая праздниками и сезонностью, можем построить линейный план достижения KPI по дням. Для KPI с несуммовым агрегированием, это может быть проще (например, если цель -постоянный уровень обслуживания 97%), для деривативов несколько сложнее, но все сведется к заполнению (автоматическому или ручному) таблички со значениями на каждый день (либо написанию аналитической формулы).

Поскольку с начала года мы уже что-то делали (напомню, сегодня 1 апреля), мы можем заполнить фактические показатели этого года.

KPI

Если рассмотреть начало января, то видно, что мы не выполняли план по KPI, просто, поскольку это были нерабочие дни. Следует отметить, что такая же картина наблюдается в России в начале мая из-за майских праздников. Также профессиональные аналитики могут увидеть недельную сезонность.

Очевидно, что нужно отображать данные накопительным итогом. Некоторым для этого достаточно поставить галочку, другим придется писать формулы, кому-то, о ужас — программировать. Совершенно случайно, использование накопительного итога не требует уточнений в методике расчета, поскольку в качестве агрегата используется сумма.

KPI

На графике видно, что мы отстаем от плана. В плане не учтены недельная сезонность и праздники. Интересно, что было в прошлом году?

График начинается 7 ноября, заканчивается 31 января. Не понятно: где план, а где факт (нет легенды). Используется красный цвет, который мы зарезервировали под сообщения об ошибках.

4.         Допилинг: Гипс снимают, клиент уезжает!

Нужно получить исторические данные из уже отключенной базы за прошлый год. Специалисты утверждают, что лучше получить данные за 3 года, данных много не бывает! Кстати, данные за прошлые периоды позволят уточнить месячную сезонность, выделить тренды, провести регрессионный анализ, составить прогноз, но мы в данной статье не будем тратить на это время. Опять же, старые данные обычно не меняются, поэтому можно не заботиться об их актуализации.

Должно получиться что-то вроде этого

KPI

Теперь, глядя на график видно, что мы идем с перевыполнением показателей прошлого года. Но, все пропало, план не выполняется!

5.         Релиз: Спокойно Маша, я — Дубровский!

Из предыдущих картинок мы знаем, что план не выполняется. Из постановки задачи известно, что отклонение от плана в 10% допустимы. Можно нанести еще две опорных линии «План+» и «План-«, которые будут показывать допустимые отклонения.

Что будет, если план начнет выполняться с завтрашнего дня? Какие KPI мы получим в конце года? Для ответа на эти вопросы выстраивается линия «Прогноз», которая выходит из последней точки фактических показателей и повторяет построенный план. Можно учесть в прогнозе ресурсные ограничения: недополученный оборот за предыдущие периоды, отсутствие обмундирования и материалов на складах, недоукомплектованность личным составом.

KPI

Глядя на полученные графики, видно, что мы отставали по выполнению KPI, но весной сумели догнать «План-«. Если мы начнем выполнять поставленные задачи, то у нас есть возможность снизить отклонение.

KPI

Теперь мы видим, что поставленный KPI достижим. Фактические данные балансируют на уровне «План-«. Пока все в порядке!

6.         Улучшение: Лучшее враг хорошего

Метеорологи справедливо замечают, что график в начале года плохо читается, оценить на глаз, на сколько процентов отличается факт от плана тяжело. Попробуем избавиться от наклона графиков. Это можно сделать через принудительное искажение всех показателей, одной и той же функцией. В нашем случае можно разделить показатели на плановые значения. Иногда будет возникать деление на ноль, доопределим нашу искажающую функцию, если делим на 0, то результат равен 1. Получаем примерно такой график:

KPI

Он более чем читаем. Видна область стабилизации показателей в середине и резкий рост в конце марта. Также оказывается, что мы только-только догнали нижнюю границу, и 90% там еще нет (визуально 89% (а если точно, то 88%)). Финальное значение KPI около 97% (или 19.4млрд.руб).

Виден провал в показателях прошлого года в январе и мае.

Виден провал в показателях этого года в январе.

Это позволяет поднять вопрос о том, что распределение KPI во времени неправильно. Если мы вспомним, то январь и май короткие по рабочим дням месяцы, и, скорее всего, есть какая-то ошибка в распределении. Значит нужно пересмотреть расчет. Что интересно, на предыдущих графиках этого не видно.

Есть еще пара соображений по качеству размазывания.

Неважно когда вводятся KPI, но мгновенно работу не перестроить, следовательно, требуется некий разгонный период, позволяющий постепенно выйти на заданное значение KPI.

В нашем примере разгонный период должен, судя по всему, длиться всю весну. Другая ступенька может наблюдаться при переходе границы года, когда одно значение KPI сменяется новым. Такая ступенька должна быть заменена на лестницу на протяжении согласующего разгонного периода.

К сожалению, график не отвечает на вопрос: какого абсолютного значения KPI мы достигли на текущий момент. С другой стороны такого вопроса нет во вводных.

Аналогичный график, но без накопительного итога, тяжёл в восприятии. Несмотря на то, что он лучше показывает оперативную динамику, его исключили из финального отчета.

KPI

7.         Отмазка: Если вы не возражаете мне, то как мне узнать, что я прав?

Все данные синтетические, все факты намеренно искажены. Статья лишь отражает личное мнение автора. В процессе подготовки данной статьи не использовались свободные и открытые продукты (а зря!).

Буду благодарен комментариям!

Всем достижения корректно поставленных KPI!

B3

.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Подпишись на Data-Daily!

Введите email и будьте в курсе!

Подпишись!